Sehr geehrte Mitarbeiter/ innen,
im Zuge unserer Archivdigitalisierung Fröhliche-Mann-Straße 3b war zu klären, nach welchen rechtlichen Vorgaben hier vorzugehen war. Dazu wurden einschlägige Veröffentlichungen gesichtet mit folgendem Ergebnis:
Allgemeines zum ersetzenden Scannen
Mit der technischen Möglichkeit, Papierdokumente mittels eines Scanners in eine Bilddatei oder eine PDF-Datei umzuwandeln, können (fast) alle Unternehmen papiergebundene Dokumente digitalisieren. Wenden sie dieses Verfahren an, können damit die in den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) formulierten Anforderungen der Finanzverwaltung zur Belegsicherung und -aufbewahrung erfüllt werden. Beim Einsatz eines entsprechenden Archivsystems und der Verfahrensdokumentation müssen bestimmte Originalbelege zukünftig nicht mehr in Papier aufbewahrt werden. Dies reduziert den finanziellen und zeitlichen Aufwand durch geringere Archivflächen und Prozesskosten. Eine individuelle Verfahrensdokumentation, in der Unternehmer gemeinsam mit ihrem Steuerberater die Arbeits- und Scanprozesse definieren und festhalten, ist eine wichtige Voraussetzung für das Ersetzende Scannen im Unternehmen.
Vollständiges Scannen der analogen Unterlagen und Weiternutzung als Image in einer elektronischen Akte [1]
In diesem Fall ist die analoge Akte teilidentisch mit der elektronischen Akte. Da aber nur letztere in der Verwaltung fortgeführt wird, ist allein die elektronische Akte vollständig. Sie ist daher bei Archivwürdigkeit unbedingt zu übernehmen.
Übergang von der analogen zur elektronischen Akte mit einem klaren Schnitt
In diesem Fall findet kein ersetzendes Scannen statt, weil die Papierakten abgeschlossen sind und die elektronischen Akten neu angelegt werden. Das Fehlen eines Medienwechsels erlaubt es, analoge und digitale Unterlagen jeweils für sich zu bewerten. Die Bewertung der Papierakten und der elektronischen Akten erfolgt mit den einschlägigen Verfahren. In der Praxis dürfte ein klarer Aktenschnitt allerdings selten vorkommen, obgleich er aus archivischer Sicht den Optimalfall darstellt.
BSI Technische Richtlinie 03138 Ersetzendes Scannen[2]
Hierbei wird unter dem „ersetzenden Scannen“ der Vorgang des elektronischen Erfassens von Papierdokumenten mit dem Ziel der elektronischen Weiterverarbeitung und Aufbewahrung des hierbei entstehenden elektronischen Abbildes (Scanprodukt) und der späteren Vernichtung des papiergebundenen Originals verstanden.
Suhl, 31.08.2020 Christian Heimbach /Stephan Krahner
[1] https://www.bundeskonferenz-kommunalarchive.de/empfehlungen/Ersetzendes_Scannen_Endfassung_2017-10-05_BKK-Papier_.pdf
[2] https://www.bsi.bund.de/SharedDocs/Downloads/DE/BSI/Publikationen/TechnischeRichtlinien/TR03138/TR-03138.pdf;jsessionid=54DDADB0EF83D870CDA14419FE021B98.2_cid502?__blob=publicationFile&v=13
