- Papierrechnung/PDF geht ein an der Poststelle und wird gescannt ins Buchhaltungssystem/DMS eingelesen. Ab hier ist die PDF nicht bearbeitbar, gekennzeichnete Duplikate sind möglich. Der Sachbearbeiter prüft die Rechnung im Buchhaltungssystem und erstellt einen Zahlungsvorschlag. Kommentare und Rechnungsprüfergebnisse werden im Buchhaltungssystem und DMS dokumentiert. Zu jeder Rechnung gibt es eine Vorgangsnummer („keine Rechnung ohne Auftrag“). Die Rechnung wird gebucht und bezahlt im Buchhaltungssystem (ERP). Über die Vorgangsnummer kann der Vorgang im DMS vollständig nachvollzogen werden bzw. ist dort archiviert.
- Berechtigt zum scannen sind: alle Mitarbeiter
- Berechtigt zum Rechnungsnummer vergeben: alle Mitarbeiter
- Berechtigt zur Rechnungsprüfung: alle Mitarbeiter
- Berechtigt zum buchen und erstellen der Zahlungsvorschlagsliste: TR, WEB, WAC, KÜH
- Berechtigt zum bezahlen: jeweils zu zweit – TR/WEB/KÜH/SCHN; alleine – HEI/TIL
20.04.2022 HEI/STA
